“Los perezosos siempre hablan de lo que piensan hacer, de lo que harán; los que sí hacen algo no tienen tiempo de hablar ni de lo que hacen”. – Goethe.
Seguramente has visto la imagen famosa y trillada de un project manager como un malabarista donde regularmente las áreas más importantes son : tiempo, costo y calidad. Yo agregaría que el individuo está subido en una gran pelota de hule balanceándose mientras hace los malabares, ésta es la COMUNICACIÓN.
Nuestro proyecto siempre tendrá dos tipos de comunicación : la interna y la externa.
La piedra angular de esta área es la matriz de comunicación, en la cual determinamos el “qué” el “quién” y el “cuándo” genera, revisa y recibe cada documento y las ligas autorizadas de intercambio de información. Sin ésta te garantizo que tu proyecto será un cubo Rubik de incidencias y descontrol.
Como project manager dentro de tu comunicación interna está tu habilidad de coordinar, gestionar, informar y compartir datos, planes, números y estrategias a tus colaboradores, proveedores, contratistas y asesores.
La comunicación externa se refiere al reporteo efectivo a tu cliente y entidades relacionadas con la inversión y socios del proyecto, el banco que está financiando al mismo, entidades como protección civil, bomberos y autoridades que apliquen en las licencias y permisos, etc…
En relación a la interna. Por medio de software y herramientas de control, deberemos compartir y asegurarnos de la implementación de los planes y datos que hay que comunicar. Se recomienda hacer “power Meetings” de 15 minutos todos los días para acordar esto con los involucrados, deberá acompañarse de una agenda, convocatoria y posteriormente minuta de la reunión. Cada junta debe iniciar leyendo el plan del día anterior para confirmar su cumplimiento, y en su caso ajustar. El uso de memos, transmitals, submitals y bitácoras es mandatorio pues integrarán un expediente con validez legal.
Para la externa, tenemos una gama de reportes y controles que deben establecerse en un calendario de entregables con una recurrencia establecida. Reportes diarios, estatus semanal, control de insumos y compras, controles presupuestal, de cambios y contractual, así como un reporte mensual que integre las incidencias de todo el periodo. Juntas semanales del proyecto, de diseño e ingenierías y de obra son mandatorias. Adicional a esto en ocasiones hay juntas de consejo con socios del proyecto donde seremos convocados.
A los administradores de proyectos nos pagan por “platicar”. No generamos planos, no ejecutamos obras, no ponemos el plafón ni arrancamos un equipo hidroneumático, pero si somos los responsables y encargados de generar ese engranaje de información y comunicación que sea el hilo conductor para que todo el resto de las actividades se ejecuten armoniosamente, en tiempo y forma.
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